Ohjedokumentit

Asiakastietojen hallinta

Asiakastietojen hallinta perustuu asiakasrekisteriin, jossa asiakkaat yksilöidään henkilötunnuksen avulla. Asiakkaille voidaan määrittää erilaisia pohjatietoja koskien heidän osoitetietojaan, kohderyhmiä, omaa lääkäriä, hoitolaa ja muun muassa recall – kutsuja. Lisäksi asiakaskortille voidaan määritellä laskutusta tarkentavia tietoja.

Näiden ominaisuuksien lisäksi asiakaskortin kautta hallitaan erilaisia asiakkaan ja hoitolan tekemiä sopimuksia sekä perhetietoja. Asiakasrekisterin hallinta tapahtuu yleensä manuaalisesti, mutta järjestelmä pystyy ottamaan vastaan erilaisista syötteistä asiakastietoja automaattisesti.

Asiakasrekisterin pohjalta voidaan raportoida esimerkiksi ikäjakaumia, aluetietoja, lääkärin omia asiakaslistoja ja muita oleellisia tietoja. WinHIT-ohjelmistossa asiakaskortti sisältää kaikki hoitoon liittymättömät tiedot, joita asiakkaasta voidaan kerätä.

Internet-ajanvarauspalvelu

HITPortal on suun terveydenhuollon tarpeisiin kehitetty palvelukokonaisuus, joka toimii yhdessä WinHIT-tietojärjestelmän kanssa. HITPortal tuo lisää asiakkaille tarjottavia palveluita ja laajentaa asiakaspalvelun palveluajan ympärivuorokautiseksi.

Palvelun tilaaja määrittelee itse WinHITissään millä tavoin hänen asiakkaansa voivat verkkopalvelua käyttää. Asiakkaiden verkossa tekemät toiminnot näkyvät välittömästi WinHITin päiväkirjalla ja palvelun käyttömääriä voi seurata suoraan tietojärjestelmästä. Palvelu on käytettävissä suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

HITPORTAL-VERKKOPALVELUN TOIMINNOT

Ajanvarauspalvelussa ovat käytössä kaikki WinHIT-ohjelmistosta tutut ajanvaraustoiminnot. Hoitola voi itse valita, mitä toimintoja asiakas voi palvelussa käyttää. Kaikki Internetin kautta tehdyt ajanvaraustoiminnot erottuvat selkeästi päiväkirjalta.

Uuden ajan varaaminen: Asiakas voi varata uuden ajan WinHITissä määriteltävien hoitojen puitteissa. Palvelu ehdottaa asiakkaalle muutamia vapaita aikoja, mikäli tarjotut ajat eivät asiakkaalle sovi, hän voi etsiä sopivampia hoitoaikoja kalenterinäkymän avulla.

Varatun ajan tarkistaminen: Asiakas voi koska tahansa tarkistaa hänelle varattujen hoitoaikojen tiedot kirjautumalla palveluun.

Ajan siirtäminen: Asiakas voi siirtää hoitoaikansa, mikäli hoidon suorittajalla on vapaita aikoja.

Ajan peruminen: Asiakas voi perua hänelle tai huollettavalleen varatun hoitoajan.

Ennakkovarauksen vahvistaminen: Mikäli ajanvarauksen tyypiksi valitaan WinHITissä ennakkovaraus, sen voi vahvistaa verkkopalvelun kautta. Kun asiakas vahvistaa ennakkovarauksensa, hoitola saa tiedon, että hän on varmasti tulossa käynnille.

Asiakkaaksi rekisteröityminen: Palvelun tilaaja voi halutessaan sallia uusien asiakkaiden rekisteröitymisen verkkopalvelun kautta. Verkon kautta rekisteröityneelle asiakkaalle luodaan automaattisesti asiakaskortti WinHITiin ja hänet merkitään uudeksi asiakkaaksi. Uusien asiakkaiden määrää voi seurata WinHITin raportoinnin avulla.

Laskutus

Laskutuksen hallinta on oleellinen osa WinHIT-ohjelmiston toimintaa. Laskujen hallinta koostuu asiakaslaskutuksesta, Kelan suorakorvauslaskutuksesta ja ostopalvelulaskutuksesta. Lisäksi järjestelmässä on toiminnallisuuksia yrityslaskutusta sekä alaikäisen, veteraanin ja maksuvapautettujen laskutusta varten. Monipuolinen laskutusjärjestelmä mahdollistaa myös pankkien sähköisen viiteaineiston ja ulkopuolisten reskontrajärjestelmien käytön.

Laskut koostuvat hoidossa käytettyjen toimenpiteiden hinnoista ja muista käynteihin liittyvistä kuluista. Laskun summa voi jakautua asiakas-, Kela- ja ostopalveluosuuksiin, joita kaikkia seurataan erillisinä. Monipuoliset hinnasto-ominaisuudet tekevät mahdolliseksi eri hinnastojen käytön eri potilailla ja suorittajilla.

Sisäänrakennetut eräpäiväominaisuudet mahdollistavat joustavan maksusuunnitelman. Myöhästyneiden laskujen seuranta on myös helppoa. Järjestelmä ilmoittaa automaattisesti, mikäli käsittelyssä olevan asiakkaan lasku on myöhässä.

Lasku- ja maksupäiväkirjojen avulla laskutusta voidaan seurata helposti ja nopeasti. Laskutuksen hallintaa tehostavat lisäksi erilaiset suorittaja- ja yksikkökohtaiset raportit.

Ostopalvelulaskutus

WinHIT-järjestelmässä on helppokäyttöinen mutta monipuolinen ostopalvelujen hallinta. Ostopalvelulla tarkoitetaan sopimusta, joka solmitaan julkisen tahon (ostopalvelun tilaaja/ostaja) ja yksityisen tahon välillä (ostopalvelun tuottaja/myyjä). Ostopalvelu-ominaisuuksien käyttöönotolla helpotetaan Ostopalvelu-potilaiden erottamista suorittajan kalenterilla, laskutus muuttuu yksinkertaisemmaksi ja Ostopalvelun koontilaskut ja raportointi voidaan tuottaa helposti.

OSTOPALVELUSOPIMUSTEN OMINAISUUDET
OSTOPALVELUSOPIMUKSET

Asiakkaalla voi olla useita samanaikaisia ostopalvelusopimuksia tai vain yhden käynnin sopimus. Ostopalvelusopimuksissa huomioidaan ehml-sopimukset.

AJANVARAUS

Mikäli asiakkaalla on voimassaoleva ostopalvelusopimus, ajanvaraus olettaa automaattisesti, että uusi käynti on ostopalvelukäynti ja merkitsee tiedon käynnille. Mikäli asiakas tuleekin yksityisenä potilaana, onnistuu käynnin tyypin muuttaminen "Ostopalvelukäynti"-ruksia klikkaamalla. Ostopalvelukäynti erottuu päiväkirjalta ostopalvelumerkillä.

LASKUTUS

Laskulle tulee automaattisesti kuntahinnaston mukaiset hinnat. Laskutustavan tilaaja voi valita: Brutto (asiakas ei maksa mitään) tai korvaus (asiakas maksaa kuntahinnaston hinnan).

RAPORTOINTI

Ostopalvelulaskuista saadaan suorittajakohtainen raportointi. Lisäksi koontilaskulle on eroteltu kaikki ostopalvelua koskevat tiedot.

RECALL

Ostopalvelulistoja voidaan tuottaa recall-ominaisuuden kautta.

Perustietojen hallinta

WinHIT-ohjelmiston perustietojen pohjan muodostavat organisaation yritys-, hoitola- ja henkilötiedot. Perustietoihin kuuluvat myös muun muassa ohjelmiston toimintaa ohjaavat parametrit, hinnastot ja graafiset asetukset.

Perustietojen hallinta kuuluu organisaation WinHIT-pääkäyttäjälle. Perustietojen hallinnointia voidaan myös jakaa antamalla erillisiä käyttöoikeuksia ohjelmiston osiin. Perustietoja voidaan joutua hallinnoimaan vuositasolla, mutta suurin osa perustiedoista on kertaluontoisesti asetettavaa. Perustietojen hallintaan liittyvät myös erilaiset laskutukseen ja hoitotietoihin liittyvät korjaus- tai muutostarpeet, joita ei peruskäyttäjän oikeuksilla voi toteuttaa.

PERUSTIEDOT > PROFIILINHALLINTA

Käyttäjät voivat hallita omia pikatoimenpiteitään, jolloin heidän ei tarvitse käyttää kaikkia toimenpidekoodeja sisältävää listaa.

PERUSTIEDOT > FRAASIT

Käyttäjät voivat luoda itselleen fraaseja, joita voi käyttää ohjelmiston eri toiminnoissa nopeuttamaan usein käytettyjen tekstien kirjoittamista.

Potilastietojen hallinta

Potilastiedot koostuvat WinHIT-ohjelmistossa kaikesta siitä asiakaskohtaisesti kerättävästä tiedosta, joka ei suoraan liity asiakkuuteen tai laskutukseen. Potilastietoja kerätään sekä ennen hoidon aloitusta että sen aikana. Hoitotieto koostuu laadullisesta ja määrällisestä tiedosta, joten suurin osa tiedosta on raportoitavissa.

Potilastiedot koostuvat muun muassa hoidon aikana kertyvästä kirjallisesta tiedosta hoitokertomus-, hoitosuunnitelma- ja taustasivuilla sekä hampaiston tilasta (kariologinen ja parodontologinen status). Lisäksi potilastietoihin kuuluvat potilaan hoitojaksot käynteineen ja diagnooseineen sekä näiden hoitojaksojen aikana tehtävät toimenpiteet. Potilastietoihin kuuluvat myös erilaiset kaavakkeet ja lomakkeet sekä potilaalle tehtävät reseptit.

Hampaiston tila muodostaa pohjan hoitosuunnitelmien tekoon: potilaan hoitojaksot voidaan suunnitella joko automaattisesti tai manuaalisesti. Hoitohistoria kertyy diagnosoitaville hoitojaksoille, joilla olevat yksittäiset käynnit muodostavat perustan toimenpidekohtaiselle seurannalle. Asiakkaalle merkittävä potilastieto sisältää aina leiman suorittajasta, joka on merkinnyt tiedon.

Tarkasteltavaksi valitun potilaan tärkeät hoito- ja asiakastiedot ovat aina näkyvillä "hoitopuussa". Riskitiedot tulee tarkastaa ennen hoidon aloitusta, ne sisältävät hoitoon ja asiakkuuteen liittyvää erityisesti huomioitavaa tietoa.

Raportointi

Raportointi perustuu järjestelmään syötettyyn tietoon. Raportti voi käsitellä tietoa, joka on talletettu suoraan osaksi asiakkaan perustietoja tai se voi käsitellä tietoa, jota syntyy asiakaskäyntien yhteydessä järjestelmää käytettäessä.

Raportin suoritus on varsin intensiivistä talletetun tiedon läpikäyntiä ja se sitoo paljon tiedonhallintajärjestelmän resursseja hidastaen normaalia ajantasakäyttöä. Koska raportointi ei muuta talletettua tietoa, on sen tekeminen järkevää päivittäisen käytön ulkopuolella tai kokonaan erillisessä raportointiympäristössä.

WinHIT-ohjelmistossa on raportointiin käytettävissä useita eri tyyppisiä valmisraportteja sekä raporttien tekoväline, raporttigeneraattori.

Tekstiviestitoiminto

Internet-ajanvarauspalvelun mukana saat WinHIT-järjestelmään liitettyä monipuoliset tekstiviestitoiminnot. Mikäli hoitolasi haluaa aloittaa ilman Internet-ajanvarausta, voit tilata tekstiviestitoiminnot myös erillisenä palveluna.

Tekstiviestintätoimintojen myötä viestintä asiakkaille helpottuu ja muuttuu luotettavammaksi, sillä lähetetyt tekstiviestit tallentuvat WinHIT-ohjelmiston tietokantaan. Asiakaskortille voidaan merkitä asiakkaan suostumus tekstiviestien vastaanottamiseen. Palvelua käyttöön otettaessa toimitetaan In Net Oy:lle tekstiviestiliittymä, jolloin lähetetyistä tekstiviesteistä ei veloiteta erikseen.

HITPORTAL-TEKSTIVIESTIPALVELUN TOIMINNOT

Automaattiset muistutukset: Asiakkaille lähetetään tekstiviestimuistutukset tulevista käynneistä esimerkiksi 24 tuntia ennen varattua aikaa. Automaattiset muistutukset vähentävät merkittävästi peruuttamattomia poisjääntejä.

Aikavarauksen vahvistaminen: Tehdystä varauksesta voi helposti lähettää vahvistuksen asiakkaalle tekstiviestitse suoraan WinHIT-ohjelmiston päiväkirjalta.

Tekstiviesti-ajanvaraus: Asiakkaille voidaan tehdä ajanvaraus WinHITin päiväkirjalta siten, että asiakkaalle lähtee varatusta ajasta tekstiviesti, joka sisältää ajan tiedot. Sekä aikavaraus että lähetetty viesti tallentuvat WinHITiin.

Tekstiviesti-peruutusaikapalvelu: Asiakkaiden peruuttamia aikoja voidaan tarjota tekstiviestitse muille. Tieto vapautuneesta ajasta voidaan lähettää aina viidelle asiakkaalle kerrallaan. Lähetettyyn viestiin nopeimmin vastannut saa tarjotun ajan ja järjestelmä tekee ajanvarauksen hänelle automaattisesti. Muille vastanneille lähtee automaattisesti paluuviesti, jossa kerrotaan ajan jo menneen.

Vapaamuotoinen viesti: Asiakkaille voidaan lähettää vapaamuotoinen tekstiviesti, jossa tiedotetaan esimerkiksi uusista palveluista tai muistutetaan hoitoon liittyvistä asioista.

Työjärjestyksen hallinta

Työjärjestys tarkoittaa WinHIT-ohjelmistossa suorittajakohtaista työaikaa, joka voidaan luoda erilaisilla kriteereillä. Työaika luo perustan asiakaskäyntien ja resurssien varaamiselle sekä erilaisille raporteille ja palkanlaskulle. Työjärjestystä ja Kalenteria hallitaan sitä varten suunnitellun Ajanvaraus-ohjelman avulla.

Työjärjestyksen perustiedot muodostuvat henkilökuntakortille merkittävästä viikkotyöajasta ja viikkotyöpäivien määrästä. Lisäksi työjärjestyksen perustietoihin kuuluvat työajan malliviikot, joita voidaan luoda useita jokaista suorittajaa kohti. Pääkäyttäjä pystyy sekä hallinnoimaan kaikkien suorittajien työjärjestyksiä että tarkkailemaan kuitattua työajan toteutumaa suhteessa suunniteltuun työaikaan.

Työjärjestys itsessään koostuu aikapaloista. Aikapala sisältää tiedon hoitolasta ja hoitohuoneesta, jossa työ tapahtuu sekä kellonajasta ja muista työaikaa mahdollisesti tarkentavista lisätiedoista. Aikapaloja voidaan luoda haluttu määrä jokaista päivä kohti, jolloin työaikaa voidaan suunnitella hyvin monipuolisesti. Kun työjärjestys luodaan, tulee se heti käytettäväksi ajanvarausta varten. Lisätyöaikaa voidaan luoda suoraan kalenteriin esimerkiksi ensiapukäyntejä varten.

Ajanvarausta voidaan nopeuttaa automaattisilla ajanhakutoiminnoilla.

Chat

In Net Oy on ottanut käyttöön chat-palvelun WinHIT potilastietojärjestelmän tukisivuilla www.innet.fi/winhit/. Chatin avulla voi lähettää tukipyyntöjä, pyytää neuvoja WinHIT:iin liittyen tai jättää yhteydenottopyyntöjä.

Aukiolo

WinHIT:n tuki vastaa chatin viesteihin arkisin klo 8:00–16:00 välisenä aikana. Muuna aikana chattiin voi jättää yhteydenottopyynnön, johon tuki vastaa seuraavana arkipäivänä.

Chatin säännöt

Chat-keskustelu on vain kahden henkilön keskeinen, eikä yhteys ole suojattu/salattu. Siksi Chat-keskustelussa ei saa mainita mitään tietosuojan alaista tietoa, kuten potilaan nimeä tai henkilötunnusta.

Ohjeet chatin käyttöön

Chat-ikkuna kuvake löytyy WinHIT:n tukisivuston oikeasta alakulmasta. Klikkaamalla kuvaketta hiiren ykköspainikkeella kommenttikenttä avautuu.

 

 

Viesti

Ensimmäisessä viestissä tulisi mainita kuka on, mistä ottaa yhteyttä ja mitä asiaa on asiakastuelle.

Enter-painiketta painamalla viesti lähetetään keskusteluun.

Chat ilmoittaa heti kun asiakastuki liittyy keskusteluun.

Oma nimi

Nimen lisäys auttaa asiakastukea tunnistamaan yhteydenottajan. Nimen saa lisättyä keskusteluun painamalla tekstikentän kolmea viivaa. Avautuu valikko, josta valitaan ”Tallenna nimesi”. Nimen saa kirjattua vasta sitten, kun asiakastuki on vastannut aloitusviestiin.

Kirjoita nimi ja valitse uudelleen ”Tallenna nimesi”.

Chat keskustelun sulkeminen

Chat-keskustelun voi sulkea kahdella tavalla. Yhteydenottaja voi itse sulkea keskustelun tai asiakastuki voi sulkea keskustelun. Kun keskustelu on suljettu, sitä ei voi enää jatkaa uusilla viesteillä. Uuden keskustelun saa avattua päivittämällä selaimen sivun.

Yhteydenottaja sulkee keskustelun

Yhteydenottaja voi sulkea chat-keskustelun klikkaamalla tekstikentän kolmea viivaa ja valitsemalla ”sulje keskustelu”. On hyvä muistaa, että jos yhteydenottaja sulkee keskustelun, silloin se häviää kokonaisuudessaan asiakastuen viesteistä. Jos asian selvittely on jäänyt kesken, ei asiakastuki saa enää näkyviin suljettua chat-keskustelua.

Asiakastuki sulkee keskustelun

Kun WinHIT:n asiakastuki sulkee chat-keskustelun, tulee ilmoitus henkilön poistumisesta keskustelusta. Keskustelu tallennetaan asiakastuen sähköpostiin.

Yhteydenottopyyntö

Mikäli chatti ei ole käytettävissä, näkyy chat-ikkunassa teksti ”Jätä viesti, kiitos. Palaamme asiaan mahdollisimman pian.”.

Klikkaamalla kuvaketta avautuu yhteydenottopyyntö.

Asiakastuki varattu

Mikäli kaikki asiakastuen henkilöt ovat varattuja, päivittyy chattiin teksti ”Asiakaspalvelijamme ovat varattuja”. Silloin voi joko jäädä odottamaan tai voi klikata linkistä ja täyttää yhteydenottolomakkeen.